lucqaEl trabajo que alguien hace copiando de una hoja a otra.
Descargar un reporte, pegarlo en otra planilla, revisar que cuadre y mandar el correo. Empezamos por medir cuántas horas al mes cuesta ese proceso, porque es lo único que decide si automatizarlo vale la pena.
Esta página describe un servicio que prestamos, pero su detalle está pendiente de revisión interna. No publica precios por eso mismo. Lo que falta cerrar:
El proceso no está en ningún sistema: está en una persona
Funciona porque alguien lo hace todos los martes y sabe qué revisar. Cuando esa persona falta, el proceso se detiene; cuando se va, se pierde. Y mientras tanto, cada hora que consume es una hora que no está en otro sitio.
Qué se automatiza
No empezamos por la herramienta sino por el proceso que más horas consume. Casi siempre es uno que nadie considera importante porque «siempre se hizo así».
Traspaso de datos
Hojas · ERP · CRM · Facturación
Lo que hoy se copia de un sistema a otro pasa a moverse solo, con registro de qué se movió y cuándo.
Reportes recurrentes
Programados · PDF · Excel
El reporte de cada lunes se arma y se envía solo, con los mismos criterios todas las semanas.
Flujos de aprobación
Solicitud · Revisión · Aviso
Quién pide, quién aprueba y a quién se le avisa, con historial de cada paso y sin cadenas de correos.
Lectura de documentos
Comprobantes · Facturas · Formularios
Extraer los datos de un documento y dejarlos en el sistema, con revisión humana donde el error cuesta caro.
Avisos por condición
Umbrales · Vencimientos
Que el sistema avise cuando algo se sale de rango, en lugar de que alguien tenga que ir a mirarlo.
Conexión entre herramientas
API · Webhooks · Mensajería
Las herramientas que ya usas, hablándose entre ellas, sin cambiar ninguna por otra.
Un proceso a la vez, empezando por el que más cuesta
Automatizar todo de golpe es la forma más cara de descubrir que el proceso estaba mal definido. Se va de uno en uno, y cada uno tiene que pagarse solo.
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Se mide, se automatiza y se comprueba contra el cálculo inicial. Si no ahorró lo que decía, se sabe con números.
Cuando el ahorro real está en que los pasos dejen de tener saltos manuales entre ellos, no en cada paso por separado.
Un flujo automatizado se rompe cuando cambia lo que hay al otro lado. La revisión pasa a la línea de soporte.
Lo que va en cualquier automatización
Un flujo que corre solo pero del que nadie sabe nada es un problema esperando. Esto es lo que evita que lo sea.
El cálculo de horas
Cuántas horas al mes cuesta hoy el proceso y cuántas costaría después. Es lo primero, y a veces es lo que dice que no lo hagamos.
Registro de cada ejecución
Qué corrió, cuándo, con qué datos y si terminó bien. Sin eso no hay forma de auditar lo que hizo el flujo.
Aviso cuando falla
Un flujo que deja de correr en silencio es peor que no tenerlo. Si algo falla, alguien se entera el mismo día.
El proceso, escrito
Antes de automatizar hay que entender el proceso. Ese mapa queda documentado y suele servir más allá del proyecto.
Punto de control humano
Donde equivocarse cuesta dinero, el flujo se detiene y pide confirmación. No todo debe correr sin mirar.
Sin caja negra
El flujo queda documentado y en tu poder. Otro equipo puede leerlo, corregirlo o desmontarlo sin llamarnos.
Se cotiza por proceso, después de medirlo
No hay una cifra publicada porque el precio depende del proceso, y el proceso no se conoce hasta haberlo mapeado. Lo que sí hacemos primero es el cálculo de cuánto cuesta hoy hacerlo a mano.
Alcance y precio fijos por proceso automatizado. Si el flujo depende de un sistema de terceros que cambia, la revisión posterior se contrata como soporte continuo.
Tras la llamada de diagnóstico te enviamos una propuesta con alcance, plazos y precio en un máximo de 3 días hábiles. El cálculo de horas va antes que el precio a propósito: si el ahorro no cubre el proyecto, lo honesto es decirlo en la primera llamada.
Del cálculo al flujo corriendo solo
Llamada de diagnóstico
45 minutos para entender el proceso: quién lo hace, cada cuánto y con qué herramientas.
Cálculo de horas y propuesta
Cuánto cuesta hoy en horas, cuánto costaría después y qué vale automatizarlo. Con los tres números decides tú.
Mapeo y construcción
Se escribe el proceso paso a paso, se acuerdan los puntos de control y se construye el flujo.
Marcha en paralelo
El flujo corre junto al proceso manual hasta que los resultados coinciden. Recién ahí se apaga el manual.
Cuándo automatizar no es la respuesta
El cálculo de horas existe para poder decir esto con números y no con opinión.
Lo que preguntan antes de encargarlo
¿Falta algo? Escríbenos y lo respondemos por el canal que prefieras.
¿Hay que cambiar las herramientas que ya usamos?+
No es el objetivo. Lo normal es conectar lo que ya tienes. Si alguna herramienta no deja conectarse de ninguna forma, te lo decimos y decides si vale la pena cambiarla.
¿Usan inteligencia artificial?+
Donde aporta y se puede verificar, como leer un documento y extraer sus datos. Donde el resultado tiene que ser exacto y auditable, se resuelve con reglas, que no improvisan.
¿Qué pasa si el flujo se equivoca?+
Por eso hay puntos de control humano donde el error cuesta caro, registro de cada ejecución y aviso cuando algo falla. Y por eso el flujo corre en paralelo al proceso manual antes de reemplazarlo.
¿Esto reemplaza a la persona que hoy lo hace?+
Reemplaza la parte mecánica de su trabajo. En los casos que hemos visto, esa persona pasa a ocuparse de lo que el flujo no puede hacer: revisar excepciones y decidir.
¿Cuánto tarda en verse el ahorro?+
Se mide contra el cálculo inicial, con el flujo ya corriendo. Si no ahorró lo que decía el cálculo, aparece en números y no en impresiones.
¿Y si el sistema del otro lado cambia?+
Es el riesgo real de cualquier automatización que dependa de terceros. Por eso el flujo avisa cuando deja de funcionar, y por eso existe la opción de revisión continua.
Cuéntanos qué proceso te está comiendo las horas.
Una llamada de 45 minutos para entenderlo y calcular qué cuesta hoy hacerlo a mano. Si el ahorro no cubre el proyecto, te lo decimos ahí.